Den typiske saksgangen ved deltakelse i O-løp består gjerne av titting på terminlista, deretter lesing av innbydelser, så påmelding til ønsket løp, lese startlister, lese PM, løpe løpet og til slutt sjekke resultatlister.

Alle de nevnte hendelser, naturlig nok foruten det å løpe selve løypa, gjøres gjerne via Internett. I tillegg skjer det også en saksbehandling i for- og etterkant både i regi av forbundet og i regi av arrangører.

IT og Internett er sentralt i prosessene i dag, men de enkelte bitene i pusselspillet består av ulike verktøy, som igjen krever en dose manuelt arbeid mellom stegene.

Alt på et sted
Dette blir det nå tatt tak i gjennom Norges Orienteringsforbunds sjakktrekk om å satse videre sammen med svenske Eventor. I praksis blir det nå tatt et realt sjumilssteg i retning av ”one stop shopping”. - Som vanlig O-løper vil en oppleve at en kan finne hele den norske terminlista på ett og samme sted. Når en logger seg inn vil systemet i tillegg holde oversikt for deg over hvilke løp du er påmeldt til og alle resultatene dine. Og du kan se hvem andre som er påmeldt, akkurat på samme måte som med den gode gamle påmeldingspermen, som var med på alle treningene i klubben, forklarer Einar Tommelstad.

Han er styremedlem i Norges Orienteringsforbund og også O-løper med fartstid fra klubbene Ringerike O-lag og NTNUI. Nå representerer han Nydalen. Nedenfor gir han oss et innblikk i hva som kommer.

- Hvorfor Eventor?

- Norsk Orientering har i en årrekke manglet et arrangementssystem, eller terminlistesystem om vi vil, som O-Norge har ønsket å bruke. IT-løsninger levert av NIF har ikke blitt tatt i bruk til mer enn å lage terminliste, selv om muligheten i prinsippet har vært til stede for påmelding. Palisoft, WebEntry og Brikkesys etc har dermed bidratt sterkt til at påmelding har gått smertefritt disse årene.

- Sist høst dannet NOF en ressursgruppe, et IT-utvalg, som både satte opp en ønskeliste for administrasjonssystem og også vurderte ulike løsninger som kunne føre frem til et slikt system i Norge. Egen utvikling, NIFs sentrale system og eksterne løsninger ble vurdert. Ganske raskt viste det seg at Eventor oppfylte de fleste ønskene, det er tross alt skreddersydd til orientering, og i tillegg var det tilgjengelig på markedet(!). Og sist, men ikke minst, vi kan påvirke videre utvikling.

Dekker hele verdikjeden
- Hva betyr implementeringen av Eventor i Norge i praksis for arrangører, og vil betydningen være avhengig av arrangementsform?

- Alle arrangementer skal inn i systemet. Systemet skal håndtere hele fasen for arrangementer. Arrangører skal før sesongen legge inn "søknad" om løp på en dato. Forbund og krets behandler søknadene. En krets kan f eks gjøre dette direkte i Eventorkalenderen under sitt terminlistemøte, og terminlista er dermed ferdig når de går hjem fra møtet. Arrangør legger så inn invitasjon, info og PM etc i systemet, slik at deltakere ikke trenger å lete rundt på internett etter info. Påmeldingslister henter arrangør ut av systemet. Startlister lastes opp. Og ikke minst resultatlister lastes opp etterpå. Løpsrapport til NOF er dermed i boks samtidig.

- Palisoft, WebEntry, Brikkesys osv. blir de nå faset ut?

- Påmeldingsløsninger som Palisoft og WebEntry er ikke lenger nødvendig. Tidtakerprogramvare som Brikkesys, eTiming, ttime, OLA etc. må fortsatt brukes. Disse må forøvrig tilpasse seg IOFs XML-format på listene som skal importeres fra og eksporteres til Eventor.

- Systemet kommer fra svensk orientering. Der har løsningen vært i bruk en tid. Hvordan er tilbakemeldingene fra de svenske brukerne?

- Det er generelt gode tilbakemeldinger fra brukerne i Sverige.

Eget "O-løper-personnummer"
- Hvor mye koster det norsk O-idrett å bruke Eventor?

- Avtalen mellom NOF og SOFT (Svenska Orienteringsförbundet) er forhandlet frem av administrasjonen. Innholdet er inntil videre ikke åpent.

- Hvilke gevinster ligger i dette for det norske O-forbundet?

- Den viktigste gevinsten for Norsk Orientering er å effektivisere administrasjon hos klubb, krets og forbund. I tillegg er målet at mye av rapporteringen, som både arrangører og NOFs administrasjon er pålagt av styret å gjøre, skal gå automatisk.

- Blir det nå slik at alle løpere får en unik ident som O-løper. På sett og vis et eget "O-personnr."?

- Ja, det er korrekt. Alle som tar i bruk systemet må lage seg en egen bruker som har en unik identitet. Det er slik resultater kan knyttes til riktig person.

Alle skal med
- Hva hvis en arrangør ikke ønsker å bruke Eventor?

- Alle arrangement skal inn i systemet. Jeg tror dette like mye blir et ønske som plikt hos arrangør, fordi en vil oppleve større fordeler enn ulemper. Den største fordelen er at tilgjengeligheten øker.

- Må løpere og/eller klubber betale noe direkte for å bruke Eventor, eller bærer forbundet kostnadene gjennom løpsavgiften?

- Klubbene betaler ikke for å bruke systemet. Finansiering tas fra forbundets "frie midler". Frie midler er blant annet inntekter fra sponsor og løpsavgift, som brukes på eksempelvis landslag og utviklingsprosjekter så som storskjerm på arena.

- Hva med betaling av startkontigenter. Blir dette knyttet opp mot Eventor.

- Løsning for forhåndsbetaling av startkontingent er faktisk under utvikling. Akkurat dette kan arrangør selv velge om de vil benytte seg av.

- Når skal Eventor være operativt her i Norge? - Vi starter arbeidet så snart som mulig, i samarbeid med SOFT. Det er nok likevel optimistisk å tro at de tidligste vårløpene kan benytte systemet til påmelding. Men vi vil informere alle O-klubbene så snart ting er klart.

Gir oversikt over aktiviteten
- Hvor mange løp arranges det i Norge i løpet av ett år?

- Systemet skal bidra til å avdekke det totale aktivitetsnivået i Norsk Orientering. Dokumentasjon av all aktivitet, som sorterer under forbundet, er viktig for å rapportere korrekt til NIF. Dette kan igjen føre til økte midler. 2009-statistikk sier at alle krets- og nasjonale løp tilsvarer omkring 250 løp med totalt cirka 67 000 starter. Nærløp er kun registrert gjennom idrettsregistreringen, men tallene der er dobbelt så mange på antall arrangementer, men cirka halvparten så mange starter. Klubbene kan forøvrig også bruke systemet til sine interne aktiviteter som medlemsliste, utsending av informasjon, påmelding til treninger, turer, bestilling av klær etc.

- Hva tror du blir den største utfordringen med implementeringen av Eventor?

- Overgangen inn i 2011-sesongen ettersom terminlista eksisterer utenfor systemet inntil den er etablert der inne.

- Du er selv aktiv O-løper. Hvilken forbedring ser du selv mest frem til?

- Få samlet alle resultater på ett sted.

- Du har inngått i NTNUI sin prisbelønnede arrangørstab. Hvilken forbedring tror du arrangører vil glede seg mest over?

- Som arrangør er det bra at deltakere kan melde seg på direkte i terminlista. Som klubb er det totaloversikten jeg tror blir største fordel, avrunder Einar Tommelstad.